Tjänster

Second Line

Support

Behöver ni lite extra hjälp med Enterprise Content Managment ECM eller Output Management?

Tjänster

 

  • Förstudie
  • Kravanalys
  • Dokumentpolicy
  • Val av databas
  • Dimensionera hårdvara
  • Metadata (Taxonomi)
  • Migrering av data
  • Projektmetodik
  • Projektledning
  • Installation
  • Utbildning

Förstudie

Här går man igenom de processer som är föremål för förändring, intervjuar användare och samlar in alla data som behövs för att kunna välja rätt lösning. Ett bra sätt är att genomföra en PoC (Proof of Concept) för att fånga alla krav och säkerställa att man får rätt lösning. En PoC syftar till att man installerar ett system och en begränsad del av önskad funktionalitet som redovisas. Inte så sällan uppstår då en ny förståelse för produkten och nya krav uppstår vilket oftast ger ett mycket bättre resultat i slutändan.

 

Kravanalys

Här inhämtar man och sammanställer all den information som framkom av förstudien som behövs för att kunna välja rätt ECM-lösning. Numera florerar det olika typer av driftslösningar där man bör säkerställa att det är lätt att få tillbaka data samt att det inte finns några begränsningar t ex i fråga av volymer eller filtyper.

 

Dokumentpolicy

En dokumentpolicy syftar till ta fram regler för vilka dokument som skall omfattas av policyn. Här bestäms även:

  • vem skall ha tillgång till dokumenten
  • vem som skall kunna ändra i dokumenten
  • vilken taxonomi som beskriver dokumenten (sökbegrepp)
  • hur länge dokumenten skall sparas
  • i förekommande fall även källa till dokumenten

Val av databas

Alla ECM-system har en databas i botten men de är olika bra för olika ändamål samt inte så sällan kommer de i olika smaker som är förknippad med olika kostnader. Här måste man kanske göra strategiska beslut när det gäller tillgänglighet, d.v.s. klustrade data baser för att säkerställa att systemet alltid finns tillgängligt. Inte så sällan har ofta ett företag en uttalad strategi när det gäller val av databas.

 

Dimensionera hårdvara

Antal processorer, minnesbestyckning och hårddisk måste man ta ställning till, lättast är det kanske att beräkna storlek på hårddisk/ar. Det är svårare att beräkna antalet processorer och minne då detta påverkas ofta av antalet användare och hur många besök ECM-systemet kommer att ha. Ofta kan man be leverantören om hjälp då de gärna ser till att det skall bli bra utifrån best praxis. Man får se upp när man går in i redan uppsatta WM-Ware miljöer för att säkerställa att man inte hamnar i en situation där ECM-systemet äter upp miljön. Man hamnar övertiden lätt i det som idag benämns med ”Big Data” som i sig är en utmaning att bemästra vid ett ev. systembyte.

 

Metadata (Taxonomi)

Ett ECM-system innehåller olika verktyg för att klassificera data, dvs det bestämmer vad man kan söka efter samt inte så sällan har det även regler för vem som kan söka efter vad. Ofta när det gäller dokument har man en allmän del samt en för själva typen av dokument. Här är det lätt att göra tankevurpor och inte så sällan får man riva uppsättningen vilket medför att man får läsa ut dokumentet och läs in dem på nytt. Bra att ha med i en PoC.

 

Migrering av data

Detta område är ofta förbisett och kan vara bekymmersamt om man skall gå ifrån ett nytt system till ett annat. Bra att ha med i en PoC.

 

Projektmetodik

Det gäller att ha en bra projekt metodik när man väl valt sitt ECM system. Ett Enterprise projekt är ju precis som namnet antyder väldigt omfattande. Det slår igenom på hela förtagets sätt arbeta och påverkar många inom förtaget. Därför har vi taget fram en egen projektmetodik som ett stöd då man vill införa ett ECM system. Se fliken ECM.

 

Projektledning

Här kan vi hjälpa till då den bygger på den projektmetodik vi tagit fram.

 

Installation/uppsättning

Detta område är föremål expertis inom området där inte så sällan får ta till experthjälp. Värt att notera att installation/uppsättning alltid skall dokumenteras med ett sk ”Exit dokument” och en Driftsmanual.

 

Utbildning

Utbildning ingår i Projektmetodiken, d.v.s. man utbildar en eller flera superanvändare under projektets gång som i sin tur ansvarar för test och utbildning av användare.

 

Ta chansen och utnyttja dessa tjänster.

 

Hur gör man då?

 

Det gäller att ha en bra projekt metodik när man väl valt sitt ECM system. Ett Enterprise projekt är ju precis som namnet antyder väldigt omfattande.

 

Det slår igenom på hela förtagets sätt arbeta och påverkar många inom förtaget. Därför har vi taget fram en egen projektmetodik som ett stöd då man vill införa ett ECM system.

 

 

Metodiken liknar den man använder då man rullar ut ett ERP system. Det bygger på 3 metod steg:

 

1 Identifiera & Planera

I det inledande steget fastställs projektets omfattning och avgränsning via ett projektavtal mellan levarantör och kund.

 

2 Definiera & Etablera

Baserat på projektomfattning från föregående steg byggs en prototyplösning som utvärderas, finjusteras, testas, dokumenteras och godkänns av kunden.

 

3 Genomför & Avsluta

I det tredje och sista steget driftsätts den godkända lösningen. Kunden säkerställer att alla dokument och eventuella workflow fungerar och att användarna blir utbildade. Projektet avslutas och dokument lösningen överlämnas till support.

 

På detta sätt erhåller man då ett antal väldefinierade arbetspaket och milstolpar. Utöver detta jobbar man utifrån olika typer av actionlistor.

 

Viktigt är dock att man ifrån början har följande i åtanke från början:

 

  1. Etablerat projektet i alla nivåer på företaget
  2. Involvera användarna tidigt
  3. Börja i liten skala för att sen rulla ut systemet i en större skala.
  4. Testa alla påståenden om funktionalitet samt arbetssätt.

Copyright © All Rights Reserved