ECM

Second Line

Support

Behöver ni lite extra hjälp med Enterprise Content Managment ECM eller Output Management?

Omvandla all er information till ett affärsvärde!

 

 

Enterprise Content Management (ECM) -lösningar handlar om att leverera rätt information i rätt sammanhang till rätt person vid rätt tillfälle för kunna nyttja dess potential tillfullo.

 

Lösningarna har ofta sitt ursprung i olika sammanhang vilket gör att de olika bra på att hantera företagets olika processer.

 

 

Många som har gått in i ett ECM projekt liknar det vid att öppna Pandoras ask men det behöver inte alls vara så utan med rätt kravställning och projektmetodik är det som att föra in vilket system som helst i en organistaion.

 

Om man nu går och funderar på att införa ett ECM system skall man fundera på hur väl systemet passar in bland de övriga systemen, man vill ju inte bygga isolerade öar snarare knyta samman olika system. Sparar du dina utgående fakturor elektroniskt kanske du även vill kunna nå dem via en webshop som kunden själv kan nå och se sina egna fakturor?

 

Det är även viktigt att se över hur man tänker sig att det dagliga arbetet med produkten kan komma att se ut ur en användares synvinkel, det måste var enkelt. Hur mycket kostar det inte då man förlorar värdefull information eller måste skapa om den på nytt?

 

Det finns en uppsjö av produkter där ute men vårt generella råd är att se hur produkten positioneras i Gartner’s ”Magic Quadrant for Enterprise Content Management” och om den då inte finns med, noga överväga att välja en annan produkt som finns med.

 

Det finns flera överväganden som det inte en nämns särskilt mycket som är värda att se över då ett ECM-system kommer att leva länge på ett företag:

 

  1. Vilka filtyper kan systemet klara av?
  2. Hur stora mängder av filer kommer man att spara, finns det en maxgräns ?
  3. Vilken typ av databas använder systemet?
  4. Hur hanterar systemet metadata, dvs hur enkelt är det att söka rätt på ”dokumenten”?
  5. Hur hanterar systemet inläsning/utläsning av filer?

 

Man måste beakta helheten då dessa 5 punkter är bland de vanligaste orsakerna till att man kör i diket med ett ECM projekt då dessa ofta förbises på grund av att de är så självklara…

 

Hur gör man då?

 

Det gäller att ha en bra projekt metodik när man väl valt sitt ECM system. Ett Enterprise projekt är ju precis som namnet antyder väldigt omfattande.

 

Det slår igenom på hela förtagets sätt arbeta och påverkar många inom förtaget. Därför har vi taget fram en egen projektmetodik som ett stöd då man vill införa ett ECM system.

 

 

Metodiken är liknanden den man använder då man rullar ut ett ERP system. Det bygger på 3 metod steg:

 

1 Identifiera & Planera

I det inledande steget fastställs projektets omfattning och avgränsning via ett projektavtal mellan levarantör och kund.

 

2 Definiera & Etablera

Baserat på projektomfattning från föregående steg byggs en prototyplösning som utvärderas, finjusteras, testas, dokumenteras och godkänns av kunden.

 

3 Genomför & Avsluta

I det tredje och sista steget driftsätts den godkända lösningen. Kunden säkerställer att alla dokument och eventuella workflow fungerar och att användarna blir utbildade. Projektet avslutas och dokument lösningen överlämnas till support.

 

detta sätt erhåller man då ett antal väldefinierade arbetspaket och milstolpar. Utöver detta jobbar man utifrån olika typer av actionlistor.

 

Viktigt är dock att man ifrån början har följande i åtanke från början:

 

  1. Etablerat projektet i alla nivåer på företaget
  2. Involvera användarna tidigt
  3. Börja i liten skala för att sen rulla ut systemet i en större skala.
  4. Testa alla påståenden om funktionalitet samt arbetssätt.

Copyright © All Rights Reserved